24 июль 2019 28 449

Рассказываю про оптимизацию бизнес-процессов

Статья посвящена оптимизации бизнес-процессов. В ней раскрывается понятие данного явления, его цели, а также основные этапы.

Любой бизнес – это ряд определённых действий, например, по изучению рынка, производству товара, упаковке, отгрузке товара клиенту. Вместо производства может быть и оказание услуг, их продвижение или выполнение работ по реализации товаров. Основной смысл от этого не меняется, а он заключается в следующем: для получения прибыли необходимо последовательное выполнение определённых действий. Успех компании зависит от того, насколько эффективно налажены все процессы.

Для повышения конкурентоспособности необходимо усовершенствование действий по производству товара или по оказанию услуг и последовательности таких действий или же оптимизация бизнес-процессов в организации. Давайте разберёмся в том, о чём вообще идёт речь.

Что такое оптимизация бизнес-процессов компании

В первую очередь необходимо понять, что собой представляет оптимизация бизнес-процессов как явление. Как уже и было сказано, это работа над улучшением действий, которые осуществляются в определенной последовательности. Причём они должны быть направлены на достижение целей компании. Основная задача – отыскать самый эффективный путь, то есть добиться максимума при минимуме затрат всех ресурсов.

Когда и для чего необходима оптимизация бизнес-процессов предприятия

Непосредственно оптимизация бизнес-процессов нужна всегда. А вот проведение усовершенствования по конкретным направлениям уже требуется в строго определённых случаях. И чтобы не вкладывать слишком много денег в простое изменение того, что трогать не стоит, следует разобраться в том, когда и по каким сферам в оптимизации возникает объективная потребность.

Когда нужна

Для начала желательно разобраться с тем, когда требуется оптимизация. Речь идёт о следующих ситуациях:

• расширяется управленческий персонал. В подобной ситуации схема взаимодействия между руководителями будет меняться. Увеличение количества расходов на топовых сотрудников должно делать весь процесс управления более эффективным. Поэтому без оптимизации здесь не обойтись;
• расширяется количество подразделений – без усовершенствования такие перемены чреваты простым усложнением структуры, что может дать негативный эффект. Поэтому одновременно наращиванию мощностей нужно заниматься ещё и оптимизацией;
• растёт число сотрудников – важно грамотно перераспределить между ними обязанности, убедиться в том, что всё согласовано;
• отсутствует единая система информирования – подобная ситуация уже сама по себе сигнализирует о необходимости оптимизации.

Для чего нужна

Итак, с тем, когда именно требуется оптимизация, мы несколько разобрались. Теперь осталось понять, что она даёт, зачем нужна. Тут возможны варианты:

• наращивание производительности;
• увеличение качества обслуживания;
• повышение конкурентоспособности;
• рост производительности новых отделов компании;
• увеличение прибыли;
• сокращение рабочих мест с одновременным наращиванием производительности;
• расширение бизнеса.

Шаги оптимизации бизнес-процессов

При оптимизации бизнес-процессов очень важно пошаговое руководство. Во франчайзинге можно взять уже составленное, собственно, франчайзером. При создании же собственной фирмы надо будет разрабатывать всё непосредственно с нуля.

Определение целей оптимизации бизнес-процессов

В первую очередь нужно определить конкретную цель. Вы должны точно понимать, какой именно прибыли хотите добиться, роста на сколько процентов, за какой период. Или же – какие рабочие места сократить, что поменять в подходе к производству, чтобы увеличить КПД. Вам нужно видеть, зачем будут происходить те или иные изменения, к чему это приведёт.

Описание и изучение существующих бизнес-процессов

Чтобы что-то поменять, нужно понять, что уже есть сейчас, какие существуют бизнес-процессы. Также надо разобраться в том, что за что именно отвечает, в какой конкретно процесс вовлечён клиент, что влияет на итоговые продажи. Чем лучше вы будете видеть перед собой всю картину, тем проще окажется составить конкретный план и начать ему следовать.

Выявление проблемных мест

На этой стадии необходимо разобраться со слабыми местами компании, понять, где и в чём наблюдаются пробелы. Естественно, делать это нужно на основании уже собранной информации. Не забудьте в процессе работы с данными их тщательно изучить.

Моделирование/описание новых эффективных бизнес-процессов

На основе поставленных целей нужно будет создать новые рабочие бизнес-модели. Обнаруженные проблемы тоже обязательно принимаются во внимание. Все соответствующие модели тщательно описываются. Следующим этапом принимается необходимый документ. К этой же стадии относится согласование, которое иногда может растягиваться на внушительный срок.

Внедрение изменений

Когда всё согласовывается, начинается непосредственное внедрение. В процессе возможна определённая корректировка плана. Такая подстройка позволяет быстро принять во внимание первые ошибки и не дать им развиться во что-то серьёзное. Тогда потери из-за недочётов будут минимальными и их вполне можно предусмотреть в самом начале при закладывании бюджета на оптимизацию.

Анализ результатов оптимизации бизнес-процессов

За внедрением следует изучение первых результатов. Впрочем, его можно периодически проводить в течение довольно длительного времени, то есть до тех пор, пока это будет актуально. Анализ итогов оптимизации позволит понять, нужно ли что-то откорректировать, отказаться от каких-то решений или использовать вместо них другие. Желательно ещё на стадии планирования предусмотреть несколько сценариев, чтобы один вариант можно было легко поменять на другой.

Оптимизация бизнес-процессов на предприятии – важная часть развития бизнеса. Если уделить этому вопросу внимание, то отдача будет соответствующей.