29 июль 2019 29 297

Рассказываю про описание бизнес-процессов

Статья посвящена описанию бизнес-процессов. В ней подробно раскрывается вопрос того, о чём идёт речь, зачем это нужно, по каким правилам выполняется описание бизнес-процессов.

Описание бизнес-процессов необходимо для того, чтобы сделать бизнес понятным, а происходящее в нём – прозрачным для руководства, всех учредителей и деловых партнёров. Также подготовка соответствующих материалов важна для деловых партнёров и инвесторов. А ещё описание бизнес-процессов имеет принципиальное значение для их оптимизации.

Зачем описывать бизнес-процессы

Для чего вообще нужны описания бизнес-процессов предприятия? Они помогают увидеть, как именно всё должно быть и какие процессы в компании на самом деле происходят. Благодаря детальному описанию можно изучить суть проблемы и оценить все существующие варианты её решения. Такой подход очень хорошо помогает в деле достижения поставленных целей конкретного бизнеса.

А ещё новые сотрудники намного быстрее адаптируются, когда для них всё разложено буквально по полочкам. Следовательно, при передаче дел будет значительная экономия времени.

Как описывать бизнес-процессы

Для оптимизации бизнес-процессов очень важно наличие готовых описаний. Причём по мере разработки новых предложений такие описания тоже должны пополняться. Принципиальное значение имеют последовательность и детальность. Важно тщательно изучить действия каждого сотрудника. Чтобы информация воспринималась лучше, можно добавить графические элементы.

Не забудьте о проведении предварительных работ:

1. Сначала стоит собрать всех сотрудников или же участников команды. Вам нужно отчётливо понимать, кто именно задействован и в каком конкретно процессе.

2. Дальше следует подготовить информацию, которая требуется для выстраивания процессов.

3. Необходимо собрать воедино все системы, которые в том или ином виде планируется использовать, например - электронная почта, таблицы Exel, CRM системы и др.

4. Дальше нужно разобраться с целями. Идти лучше от общих к частным.

Чтобы совершенно точно ничего не пропустить, составлять описание бизнес-процессов в организации нужно последовательно. Желательно руководствоваться пошаговой инструкцией:

1. Раскрыть взаимодействие, которое существует между отделами. Не забудьте уточнить роль каждого из них в процессе, а также то, какая доля от общей нагрузки приходится на отдел.

2. Указать, как именно происходит взаимодействие между сотрудниками внутри конкретного отдела. Кто и за что именно отвечает? Каким именно образом это контролируется?

3. Внести данные по поводу отчётности. У руководителей отделов и у сотрудников должны быть собственные формы документов. При необходимости их нужно утвердить.

4. Разобраться с промежуточными результатами. Очень важно ещё понять, на каком именно этапе вы планируете подводить итоги. Например, их можно подводить после каждого этапа, а можно – в целом.

5. Изучить собранную информацию, описать её в виде текста или же проиллюстрировать графикой.

Обратите внимание на то, что завершить весь процесс можно подготовкой отдельного отчёта. Однако последнее уже как раз по желанию. Составление отчёта во многом зависит от того, какая у предприятия специфика, готовите ли вы описание для себя или для руководства.

Что может входить в описание основных бизнес-процессов

Бизнес-процессов может быть очень много. Поэтому в первую очередь необходимо разобраться с тем, что входит в описание самых базовых. Это:

• должностные инструкции для сотрудников, которые необходимо стандартизировать по всему предприятию;
• документация по производственному процессу;
• описание взаимодействия сотрудников друг с другом;
• вопрос логистики;
• механизм взаимодействия с клиентом (налаживание обратной связи, работа с техподдержкой, сервисный центр, если предполагается, прочие службы);
• внутренние регламенты.

Обратите внимание на то, что вся документация должна быть принята согласно действующему законодательству и не противоречить ему. То есть описание бизнес-процессов в отдельных случаях нужно проводить при поддержке опытных специалистов. А работу с некоторыми деловыми бумагами имеет смысл полностью поручить им.

Правила описания бизнес-процессов

Чтобы бизнес-процессы были отлаженными, с ними нужно грамотно работать. А для этого необходимо придерживаться определённых принципов составления описания:

• законченность. Каждый документ должен быть логически завершён. В противном случае вы утратите нить и перестанете понимать, зачем конкретный процесс нужен, что он должен дать. Например, подготовка отчётности должна приводить к анализу и к корректировке политики компании по мере необходимости;
• лаконичность. Вся информация, которая содержится в таких описаниях, должна непосредственно относиться к рассматриваемому вопросу;
• комплексность. В описание бизнес-процессов должны обязательно включаться все участники;
• понятность. Очень важно, чтобы бизнес-процесс был расписан так, чтобы к материалу не возникало в принципе никаких вопросов со стороны тех, для кого он предназначен.

Грамотно составленное описание бизнес-процессов имеет ключевое значение для управления бизнесом и нередко – для управляемости. Благодаря такой работе очень многое становится более прозрачным, что позволяет легче выявить слабые места и оперативно их убрать.